La réunion a pour but de permettre d'élaborer ensemble une solution à un problème posé. La réunion demeure un outil, un cadre de travail pour atteindre des objectifs. Elle n'existe que pour atteindre un but ou poursuivre un ou des objectifs. Il est important, d'une part, que les participants sachent pourquoi ils sont là et pourquoi le groupe existe et, d'autre part, qu'ils sentent qu'ils peuvent contribuer à la mission ou à l'action du groupe. Il convient à un animateur de diriger la session et de l'organiser.
• Partie 1 - Préparer une réunion
L'animateur doit donc organiser la réunion en fonction du nombre de participants pour éviter la monotonie.
1. L’ordre du jour
Nous ne nous réunissons pas pour rien. Parfois, des groupes se réunissent pour ... se réunir (chaque premier lundi du mois, par exemple). Il faut chaque fois que le contenu en vaille la peine, sinon la réunion sera vécue comme une contrainte, sans la motivation des participants. L'organisateur doit donc préparer sérieusement toute réunion pour qu'elle soit efficace.
2. Soignez l'ordre du jour
• Partie 2 - Comment rédiger votre objectif ?
• Partie 3 - La convocation
Elle doit être agréable à lire et attrayante. Le contenu doit être clair, sans équivoque. Elle doit contenir plusieurs points clés.
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• Partie 4 - Construction d’un scénario d’animation
Afin de préparer au mieux sa réunion, vous pouvez constuire un scénario d’animation qui permet de structurer son intervention. Quatre points clés sont à respecter :
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• Partie 5 - Animer une réunion
1. Bien commencer sa réunion
Sans mésestimer la portée du déroulement proprement dit et de la conclusion, le démarrage revêt une très grande importance. En effet, c’est dans les premières minutes de la réunion que va se créer l’ambiance de travail, les premiers liens entre les participants et pour certains, aussi surprenant que cela puisse paraître, la découverte réelle de l’objectif de la réunion.
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2. Rappeler le déroulement de la réunion
On commencera par les points concrets. Par exemple, bien repréciser l’heure prévue de la fin de la réunion, le moment de la pause. Si la réunion dure la journée, l’indication des heures et du lieu de repas est toujours écoutée avec la plus grande attention. Ensuite, l’animateur précisera les différentes étapes de la séance. Il définira les flux de communication et son rôle précis : animateur ou participant.
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3. Soignez la prise en charge des participants
Sachez accueillir les participants [...]
Favorisez le sentiment d'appartenance au groupe [...]
4. Préparez l'animation
Animez la réunion [...]
Préparez-vous mentalement [...]
5. Organisez la réunion
a. Administrez la réunion
L'animateur dirige les échanges entre les différents participants et tente de trouver des solutions avec le groupe.
b. Faites respecter l'équilibre
L'animateur donne la parole à tous, fait s'exprimer tous les participants afin de garder une bonne dynamique tout au long de la réunion.
c. Gérez la réunion
L'animateur respecte les délais, note les idées, mène les échanges, répartit les tâches en fonction du déroulement.
d. Contrôlez la réunion
La personnalité de l'animateur conditionne l'ambiance de réunion [...]
e. Animez la réunion
Les participants ne possèdent pas tous les mêmes qualités de communicateur. La plupart s'expriment clairement et précisément alors que certains sont plus intuitifs qu'orateurs.
A l’image de la société, les participants d’une réunion présentent des profils hétérogènes qu’il vous faut concilier le temps de la rencontre. Les enthousiastes y côtoient les effacés, les critiques cohabitent avec les bavards…Vous pourrez tirer le meilleur parti de cette diversité de tempéraments, à condition de savoir observer les participants pour étalonner votre management au plus près de leurs particularités.
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Synthèse
QCM