Le rôle du manager vise notamment à répartir la charge de travail entre ses collaborateurs. Cette organisation doit tenir compte des compétences de chacun pour obtenir l’adhésion, bénéficier des potentialités et atteindre les objectifs fixés.
La bonne organisation du travail dans l’équipe clarifie le rôle de chacun et oriente l’activité du personnel. La définition précise des tâches, leur planification rigoureuse et leur suivi permettent d’optimiser l’efficacité des collaborateurs. Le recours à des outils de coordination facilite l’organisation des tâches et favorise la communication au sein de l’équipe.
• Partie 1 - Généralités
Le Travail prescrit
Cette notion a été largement développée par Pierre PASTRE dans son travail sur la didactique professionnelle qui part du principe qu’une consigne bien formulée est à demi exécutée. La formulation des prescriptions en matière de travail implique de prendre en compte les objectifs et le potentiel de l’exécutant.
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Les outils d’aide à la prescription du travail
Allouer les ressources disponibles
Les différentes tâches étant clairement déterminées, il s’agit ensuite de définir les compétences nécessaires à leur réalisation et décider qui dans l’équipe peut les prendre en charge. A priori les collaborateurs sont recrutés en fonction des compétences qu’ils ont pour réaliser leurs différentes missions. A défaut, la formation permet de pallier aux insuffisances de compétences.
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• Partie 2 - La planification, les outils de répartition et de coordination des tâches
La planification consiste à prévoir l’ordonnancement des différentes opérations constituant une mission à réaliser, et à mettre en place les outils de contrôle pour évaluer les résultats.
La planification permet de :
Le tableau de répartition des tâches (TRT)
Cet outil permet de dresser le planning des tâches à réaliser. Il peut être aussi le point de départ d’une analyse de l’organisation du travail. L’identification des tâches non effectuées, de tâches dont la réalisation est plus longue que prévue permet de repérer les sources de dysfonctionnements dans l’organisation : écarts de compétences, mauvaise estimation des charges de travail, redondance ou dispersion des tâches par rapport aux objectifs fixés. A partir de ces constats, le tableau de répartition des tâches peut guider la construction d’une nouvelle organisation.
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• Partie 3 - La gestion des compétences
Définition :
La compétence est un socle de savoirs, savoir-faire, savoir être que l’individu est capable d’utiliser à bon escient dans une situation plus ou moins complexe. On distingue quatre types de compétences :
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• Partie 4 - SOURCES DE PRESSION SUR L’EMPLOI DU TEMPS ET STRATÉGIE PERSONNELLE
1. Les sources de pression
Les imprévus, les importuns, les « détentes» professionnelles, les activités consommatrices de temps, l'utilisation extensive des NTIC, les surcharges inutiles, les engagements cachés sont à prendre en compte dans l’organisation du travail au quotidien. Pour être au plus juste de la réalité, multiplier par deux le temps nécessaire à la réalisation d’une activité permet de planifier son travail.
2. L’élaboration d’une stratégie personnelle de gestion du temps
a. Savoir définir ses priorités : un des outils les plus utilisés est la matrice d’Eisenhower.
La matrice d'Eisenhower est un outil d'analyse qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance. Elle a été conçue par Dwight David Eisenhower.
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b. Planifier ses tâches et ses activités
c. Organiser la gestion des flux d’information
d. Optimiser ses classements professionnels
QCM