Un manuel de procédures est un ouvrage dans lequel sont définies les procédures permettant d’assurer le contrôle interne d’une organisation.
Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but d’un côté d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances.
Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.
Les procédures définies doivent permettre d’assurer la séparation des fonctions maximisant ainsi la sécurité et diminuant toute possibilité de malversations internes ou externes.
Plan :
1ère PARTIE : DESCRIPTION DU MANUEL
I- Objectif du manuel
II- Organisation du manuel
III- Mise à jour du manuel
2ème PARTIE : DESCRIPTION, ORGANISATION ET GESTION DE XXX
I- Description de XXX
II- Organisation et gestion
III- Organigramme général
3ème PARTIE : SYSTEME D’INFORMATION DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE
I- Objectif du système d’information comptable
II- Organisation et gestion du système
4ième PARTIE : PROCEDURE DE GESTION
I- Gestion administrative
a. Gestion du personnel
• Les absences
• Rupture de personnel
• Evaluation du personnel
b. Gestion des achats
• Traitement des demandes d’engagement
• Suivi des commandes
• Suivi des marchés et contrats
• Réception d’une commande
c. Gestion du courrier
• Courrier arrivé
• Courrier départ
II- Gestion des immobilisations et véhicule
a. Prise en compte d’une immobilisation
b. Suivie d’une immobilisation
c. Sortie d’une immobilisation
III- Gestion financière
a. Mobilisation des ressources
• Principes généraux
• Remboursement des dépenses
• Réapprovisionnement du compte spécial
• Paiement direct
• Engagement spécial
b. Gestion budgétaire
• Principes généraux
• Préparation du budget
c. Gestion de la trésorerie
• Gestion de la caisse
• Approvisionnement de la caisse
• Avance des fonds
d. Gestion comptable
• Cadre comptable
• Organisation comptable
• Guide d’imputation comptable
- Principes généraux
- Comptabilisation des factures d’immobilisation
- Comptabilisation des factures de charges
- Dépôt initial sur le compte spécial
- Règlement des factures par le compte de contrepartie