Afin d’optimiser le temps dans l’unité commerciale, le rôle du manager vise notamment à répartir la charge de travail entre les collaborateurs de son équipe. Cette organisation doit tenir compte des compétences de chacun pour obtenir l’adhésion, bénéficier des potentialités et atteindre les objectifs fixés.
La bonne organisation du travail dans l’équipe clarifie le rôle de chacun dans l’unité commerciale et oriente l’activité du personnel. La définition précise des tâches, leur planification rigoureuse et leur suivi permettent d’optimiser l’efficacité des collaborateurs. Le recours à des outils de coordination facilite l’organisation des tâches et favorise la communication au sein de l’équipe. De nombreux outils existent aujourd’hui pour organiser les tâches. Le manager se doit de les connaitre et de les utiliser à bon escient.
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• Définir les tâches :
Pour être véritablement opérationnelle, chaque mission sera dans un temps déclinée en compétence, puis dans un second temps transformée en tâche.
Une tâche se décompose ensuite en comportements observables et/ou mesurables. Elle correspond le plus souvent à une responsabilité que chaque membre de l’équipe doit assumer.
• La hiérarchisation des tâches :
Dwight David Eisenhower fut le général de l’Armée américaine, durant la Seconde Guerre mondiale, commandant en chef des forces alliées en Europe; ainsi que le 34e président des États-Unis d’Amérique. Il a été remarqué pour sa capacité à décider, trancher, déléguer. Il a mis au point une matrice avec seulement 2 dimensions : l’urgence et l’importance.
• Répartir les tâches :
Une des missions du manager consiste à organiser et gérer les ressources humaines afin de savoir quelle est la personne la mieux placée pour réaliser la tâche. Il y a plusieurs enjeux à cela.
a) Les outils d’aide à la prescription du travail :
• Les fiches métier ou profils de postes
• Les outils d’organisation du temps de travail
b) Allouer les ressources disponibles :
A priori les collaborateurs sont recrutés en fonction des compétences qu’ils ont pour réaliser leurs différentes missions. A défaut, la formation permet de pallier aux insuffisances de compétences.
c) La délégation de tâches :
Déléguer, c’est attribuer l’exécution d’une tâche à un collaborateur dans le but de réduire sa propre charge de travail et afin que le salarié découvre d’autres tâches qui pourront lui être attribuées de façon définitive.
• La planification :
La planification consiste à prévoir l’ordonnancement des différentes opérations constituant un projet ou tout simplement la mise en place du planning des salariés. La planification est un outil indispensable pour manager son équipe.
• Le tableau de répartition des tâches (TRT) :
Cet outil permet de dresser le planning des tâches à réaliser. Il peut être aussi le point de départ d’une analyse de l’organisation du travail. L’identification des tâches non effectuées, de tâches dont la réalisation est plus longue que prévue permet de repérer les sources de dysfonctionnements dans l’organisation : écarts de compétences, mauvaise estimation des charges de travail, redondance ou dispersion des tâches par rapport aux objectifs fixés. A partir de ces constats, le tableau de répartition des tâches peut guider la construction d’une nouvelle organisation.