4 règles d’or pour écrire une lettre de réclamation ou de contestation efficace

Soyez précis

La première exigence relative à ce type de lettre est la précision et l'exactitude des faits. Que vous soyez victime d’une erreur ou en attente d’un paiement, expliquez précisément la situation.
Restreignez-vous à l’essentiel :

• Le contexte
• La nature des faits
• Les dates précises en lien avec le litige.

Le destinataire doit pouvoir comprendre rapidement le problème soulevé. De ce fait, précisez en objet le motif de votre mécontentement. Évitez les longues descriptions et les interminables détails : soyez concis. Enfin, formulez explicitement vos attentes.

Prouvez votre légitimité

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Employez un style d’écriture neutre et sobre

Votre lettre doit respecter la mise en page relative aux courriers professionnels standards. Une fois la présentation assurée, écrivez simplement mais efficacement.

Choisissez des phrases courtes et percutantes pour énoncer des informations précises. Privilégiez le confort de lecture du destinataire afin de vous assurer son attention en utilisant un vocabulaire classique. Enfin, soyez intraitable avec les fautes de grammaire et d’orthographe : un document saturé de fautes et de coquilles desservira à coup sûr votre cause.
Votre plume est votre carte de visite. Faites donc preuve de rigueur.

Bannissez toute émotivité et restez courtois

L’émotivité n’a pas sa place dans ce type d‘exercice. Cela peut être difficile selon les situations mais vous devez absolument rester neutre et poli dans votre correspondance.

En laissant transparaître votre mécontentement ou votre agacement par l’usage d’adverbes ou d’expressions subjectives, vous vous confondez. Mais par-dessus tout, vous offrez l’occasion à votre destinataire de mal interpréter vos intentions. Cela risque donc de desservir votre cause.

Ainsi, veillez à demeurer factuel et courtois à travers vos propos, en toutes circonstances.

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