Modèle de manuel de procédures 117333

Exemple de page de Modèle de manuel de procédures

Modèle de manuel de procédures.



I-IDENTIFICATION DE L’ENTREPRISE

xxxxxxxxxxxxxxxxx est une société anonyme au capital de xxxxxxxxxxDH, créée en xxxx et ayant pour principale activité xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Le Conseil d’Administration est constitué comme suit :

Mr xxxxxxx Président
Mr xxxxxxx Administrateur
Mr xxxxxxxx Administrateur
Mr xxxxxxxxxx Administrateur

Le staff dirigeant est constitué comme suit :

Mr xxxxxxxxxxxx Directeur
Mr xxxxxxxxxxxx Directeur Administratif & Financier


II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE

2.1 Séparation des fonctions

La comptabilité a une dimension matérielle : elle résulte de toute une série d'enregistrements qui représentent des opérations multiples. La fiabilité d'une comptabilité dépend du système et des procédures de contrôle interne. Les objectifs du contrôle interne sont les suivants :

- Prévenir les erreurs et les fraudes ;
- Protéger l'intégrité des biens et des ressources de l'entreprise ;
- Gérer rationnellement les biens de l'entreprise ;
- Assurer un enregistrement correct en comptabilité de toutes les
opérations.

La réalisation de ces objectifs se fera notamment par la séparation des tâches. Quatre fonctions peuvent être distinguées au sein d'une entreprise :

- Fonction de décision ;
- Fonction de conservation du patrimoine (personnes ayant à leur
charge la conservation ou
l'entretien des immobilisations, des stocks, du disponible) ;
- Fonction se rapportant à la comptabilité (enregistrement des flux
qui affectent les biens de 'entreprise, des correctifs d'inventaire,
et établissement des états financiers) ;
- Fonction de contrôle.

La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrôle interne parce qu'une séparation des tâches (impossibilité de cumuler deux de ces fonctions) permet de réaliser un autocontrôle efficace.


2.2 Définition des fonctions

L'affectation des tâches à chaque personne doit être claire et précise. Cette définition comprend : La description de la place qu'occupe l'intéressé dans l'entreprise, ses attributions et responsabilités, l’origine des documents qu'on lui transmet, les documents à créer et leur destination.


2.3 Enregistrement correct et sans délai des opérations

La comptabilité doit être à jour en permanence.

Les procédures utilisées doivent garantir que la comptabilité répond aux critères :

- d'exhaustivité : toutes les opérations font l'objet d'un enregistrement
comptable,
- de réalité : tout enregistrement est justifié par une opération,
- d'exactitude : il n'y a pas d'erreur dans la comptabilisation des
montants,
- de bonne période : chaque opération est enregistrée dans la période
à laquelle elle se rattache.

2.4 Protections matérielles et juridiques

Les biens matériels et immatériels doivent être protégés d'une manière efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempéries.

Les protections sont matérielles (magasin fermant à clef, caisses enregistreuses, machines à affranchir, coffres.) ou juridiques (assurances, clauses de non concurrence, contrats.)


III - PROCEDURES GENERALES

3-1 Organigramme général
( Typique à chaque structure )

3.2 Traitement du courrier

3.2.1 Traitement du courrier reçu

L'ouverture des plis est assurée par la secrétaire. Elle procède ensuite à l'enregistrement du courrier sur un registre. Les informations suivantes doivent y être inscrites :

- numéro d'ordre d'arrivée,
- date d'arrivée,
- date de la lettre,
- références indiquées sur la lettre,
- origine,
- objet (résumé),
- destinataire.

En ce qui concerne les factures et avoirs reçus, ils sont reçues (ou à défaut seront dupliquées) en deux exemplaires. Les exemplaires supplémentaires seront détruits.

La secrétaire classe le courrier par nature :

- règlements des clients,
- commandes des clients,
- demande de prix, de documentation,
- factures et relevés des fournisseurs,
- offres de services,
- relevés et documents émanant des banques,
- autres.

Elle le transmet sans tarder à chaque destinataire. Il faut noter que l'intégralité du courrier est transmise au dirigeant dés le départ par la secrétaire. Ce dernier le lui rend sans tarder pour diffusion.

3.2.2 Traitement du courrier départ

La secrétaire émet le courier. Une copie sera réservée pour le classement chronologique. Un double portant l'entête de l'entreprise ou une photocopie de l'original seront classés dans le dossier du tiers intéressé (client, fournisseur, salarié, organismes, etc.).
Les mentions à porter sur chaque envoi seront les suivantes :

- date,
- qualité et nom du signataire,
- mention du destinataire,
- liste des pièces jointes,
- code classement ou numéro chronologique,
- objet du document,
- dénomination et adresse complète de l'entreprise.

Le courrier est obligatoirement présenté à la signature du dirigeant. Il signe l'original et paraphe les deux doubles. Le dossier de présentation comprend :

- le ou les originaux à signer et expédier, les deux doubles à parapher,
- les pièces à joindre,
- les pièces à consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre au courant de l'affaire.

Dans le cas exceptionnel où un courrier doit partir sans la signature du dirigeant (absence ou voyage de celui-ci par exemple) la personne qui signe l'original, paraphera les doubles qui seront présentés sans tarder à la signature du dirigeant dès son retour, pour approbation.
Il est interdit de classer les doubles sans paraphe du dirigeant.

3.3 Cycle personnel - paie

3.3.1 Règles de base

(Se référer au Code de Conduite Interne)

3.3.2 Embauche

Avant chaque embauche, un contrat de travail écrit est établi conformément aux dispositions réglementaires. Il convient de s'assurer que :

- les étrangers possèdent des cartes de séjour et de travail ou de résidence, en cours de validité;
- les diplômes afférents au poste à pouvoir sont fournis;
- les certificats de travail des emplois antérieurs sont tous fournis;
- la rubrique "enfants" est correctement remplie ;
- les coordonnées bancaires sont justifiées par un relevé d'identité bancaire ou postal pour virement du
salaire.

Au plus tard, avant la fin de la période d'essai, le nouveau salarié devra fournir :

- une fiche individuelle ou familiale d'état civil correspondant à sa situation maritale ;
- une carte de la sécurité Sociale ;
- un extrait de casier judiciaire.

3.3.3 Sanctions disciplinaires

Les sanctions disciplinaires sont prises en fonction de la gravité de la faute commise. Il existe tout d'abord la possibilité de donner un avertissement ou blâme, puis une mise à pied et enfin le licenciement. Le motif de licenciement est invoqué dans la lettre de licenciement pour éviter la qualification et ses conséquences du licenciement abusif. (Se référer au Code de Conduite Interne)

3.3.4 Acompte sur salaire

L'acompte sur salaire ne doit pas excéder 80% du montant du salaire perçu habituellement par le salarié, en fonction du temps réellement effectué. Cette facilité doit rester exceptionnelle.
Le remboursement doit intervenir par prélèvement sur le salaire du mois au cours duquel l'acompte est versé.
Le principe de l'acompte sur salaire ne constitue pas un droit pour le salarié.

3.3.5 Gestion des maladies

Il convient de se référer au Code de Conduite Interne, aux choix faits en sus par l'entreprise en matière de prévoyance.

3.3.6 Gestion des congés et absences

Principe

La période de référence pour le calcul de l'indemnité de congés payés est du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours.
La période de prise de congés par les salariés est fixée du 1er juin au 31 octobre. Durant la période de prise de congés, le salarié doit, en règle générale, prendre au moins 14 jours ouvrables de congés.

Gestion

La société suit sur un document l'évolution des congés pris par le salarié en cours d'année. Un imprimé est signé par l'intéressé chaque fois que ce dernier prend des congés. Cet imprimé est transmis au service Paie.

Absences

Comme pour les congés, les absences, hormis celles pour maladies ou congés payés ou récupération, sont portées sur les documents mentionnés ci-dessus et signées par l'intéressé.
Ces documents sont transmis au service Comptabilité.


3.3.7 Registres obligatoires

- Registre Unique du personnel (conservation 5 ans).
- Registre de l'Inspecteur du travail, des mises en demeure (conservation 5 ans).
- Registre de la médecine du travail.
- Registre des délégués du Personnel.
- Registre des contrôles techniques et de sécurité.

3.3.8 Affichages

- Convention Collective (lieu d'embauchage, lieu de travail)
- Règlement Intérieur (lieu d'embauchage, lieu de travail)
- Durée du travail (lieu de travail)
- Textes généraux (lieu d'embauchage, lieu de travail)
- Coordonnées Inspection du Travail (local accessible au personnel)
- Coordonnées Médecine du Travail (local accessible au personnel)
- Consignes en cas d'incendie
- Secours.

3.3.9 Utilisation des véhicules

Principe

A l'embauche, le Directeur doit vérifier si le salarié possède bien son permis de conduire. La photocopie de ce document doit être établie et insérée dans le dossier de l'intéressé.

3.4. Cycle trésorerie

3.4.1 Règles de bases

Aucune opération n'est faite sans présentation d'une pièce justificative de la dépense, quel que soit le mode de règlement. Tout règlement doit être soumis à l'approbation du chef d'entreprise et du directeur Administratif et financier et eux seuls signent les chèques, ordres de virement et acceptations d'effets. Les remises doivent être faites chaque jour.

3.4.2 Inventaire physique de la caisse

A la fin de chaque mois, le solde comptable de la caisse doit correspondre au solde physique des espèces détenues. Les contrôles de caisse périodiques permettent de s'assurer de cette égalité. Pour effectuer ce contrôle, il est nécessaire de compter les espèces détenues dans la caisse et de remplir l'imprimé intitulé "contrôle de caisse".
Cette procédure permet de suivre en permanence l'évolution du solde de la caisse et de révéler sans tarder un éventuel solde créditeur. L'existence d'un tel solde constituerait une grave présomption d'irrégularité de la comptabilité.
L'imprimé de contrôle doit être signé, après vérification et validation, par le Directeur Administratif et Financier.

3.4.3 Protection des disponibilités

La société veille à ce que les formules de chèques vierges soient enfermées dans une armoire à clef.
De même, les espèces sont rangées chaque dans un coffre fort. Il est fortement interdit de conserver des sommes importantes en caisse ( Définir le montant maximum xxxxxxxx DH). En particulier, le montant des espèces détenues ne doit jamais dépasser le montant assuré en cas de vol.

3.4.4 Emission de chèques

Il arrive parfois que l'émetteur d'un chèque, avec une légèreté blâmable, ne mentionne pas le nom du bénéficiaire.
Il faut proscrire ces pratiques et exiger l'inscription manuscrite de l'ordre par le signataire du chèque.
Si par extraordinaire un tel chèque est reçu (en général par correspondance), il doit impérativement, dès l'ouverture du courrier, être complété par l'apposition immédiate d'un tampon à l'ordre de l'entreprise.
De même, l'endos doit être inscrit au moyen d'un tampon comportant le numéro du compte bancaire de l'établissement concerné.

3.4.5 Rapprochement bancaire

Un recoupement mensuel, entre le journal de banque et les relevés bancaires, est effectué au moyen d'un imprimé modèle.

3.5 Supports comptables et procédures d’enregistrements :

3.5.1 Supports comptables

L'entreprise dispose des supports suivants :

- Livre journal coté et paraphé
- Livre d'inventaire coté et paraphé
- Etat inventaire
- Journal de paie
- Journal de caisse identifié sous le n° 09
- Journal des chèques en portefeuille identifié sous le n° 101
- Journal des achats identifié sous le n° 11
- Journal des opérations diverses n° 12
- Journal des effets à recevoir n° 13
- Journal de la B.C.M n° 02
- Journal de la B.M.C.E n° 06
- Journal de la S.G.M.B n° 03
- Journal de la B.P n° 04
- Journal de la S.M.D.C n° 07
- Journal des C.C.P n° 08
- Journal des ventes au comptant n° 14
- Journal des ventes à terme n° 15
- Journal effets escomptés n° 16
- Journal report à nouveau n° 01
- Balance générale périodique
- Balance périodique des tiers
- Balance générale de l'exercice


3.5.2 Procédures d’enregistrement
Etablir un diagramme qui donne une idée précise sur l’acheminement des différentes pièces comptables jusqu’à leur classement définitif


Saisir les travaux de fin d'année
- Dotation aux amortissements
- Provisions des charges à payer
- Provisions stock
- Inventaire
- Tirer les états de synthèse


Ouvrir un nouveau dossier comptable et
Commencer la saisie des pièces nouvelle année


3.6 ? Traitement comptable et éditions périodiques

3.6.1- Traitement comptable

a) Traitement des écritures
1- Saisie des écritures
2- Consultation des mouvements par date
3- Maintenance des écritures : modification du n° de compte,¬ du
montant, n° de pièce et date
lorsqu'il s'agit d'annulation le montant est remis à zéro.
4- Intégration des effets escomptés :
5- Initialisation début du mois : pour commencer une nouvelle
période.

b) Gestion des grands livres (historique)
1- Interrogation mouvement historique sur écran ou imprimante.
2- Edition Grand livre.

c) Suivi des comptes
Balance âgée - état relance clients.

d) Initialisation des balances et édition

e) Edition journaux

f) Report à nouveau automatique pour l'exercice suivant

3.6.2 Mise à jour périodique

1- Mise à jour périodique (pour les mois)
2- Mise à jour annuelle (remise à zéro des comptes et des journaux
pour ouvrir un nouvel exercice).

3.6.3 Traitements annexes :

Etat des comptes avec soldes anormaux : pour respecter les Directives du CPM (514 et 5541), trésorerie, actif et passif.

3.6.4 ? Traitement annuel

Etats de synthèse :
1- C.P.C. - BILANS - ESG - TABLEAU DE FINANCEMENT
2- Maintenance des états de l'ETIC : pour modifier et compléter les
tableaux non traités par le logiciel
3- Edition des états de l'ETIC
4- Gestion des amortissements


3.7. Cycle achats

Le cycle achats/fournisseurs/décaissements suit le cheminement suivant :

- Commandes
- Réception des commandes
- Réception des factures
- Comptabilisation
- Règlement
- Traitement des retours (Avaries Fournisseurs Manquants)

3.7.1 Commandes

Toute commande doit être autorisée par le dirigeant et fait l'objet d'un bon de commande valorisé.
Chaque bon de commande est vérifié par la secrétaire eu égard aux tarifs et conditions de règlement particulières. Le bon de commande est ensuite signé par le dirigeant. Chaque commande est suivie quant aux délais d'exécution par la secrétaire qui relance systématiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est dépassée.

3.7.2 Réception des commandes

Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur par le magasinier qui contrôle les caractéristiques principales des articles réceptionnés et émet un bon de réception pré numéroté en trois exemplaires.

Le bon de réception reprend les caractéristiques du produit livré :
- quantités reçues,
- nombre,
- références,
- date de réception,
- visa.

Le bon de commande et le bon de réception sont classés par ordre d'arrivée des réceptions en attente de réception de la facture par le comptable.


3.7.3 Comptabilisation

Les factures sont comptabilisées dès leur réception, par le service comptable, après vérification des conditions de prix et de règlement.
Après comptabilisation, l'original de la facture reçoit le visa d'enregistrement. Le service comptable tient un journal d'achats qui permet d'enregistrer dans l'ordre chronologique les factures classées par numéro. Chaque écriture doit indiquer :

- la date de la facture,
- le numéro de la pièce justificative,
- le numéro du compte fournisseur mouvementé,
- l'identification du fournisseur,
- le montant TTC,
- la ventilation de la charge par destination,
- la TVA récupérable.



3.7.4 Règlement

Après vérification de l'original de la facture avec le bon de réception (quantités reçues) et le bon de commande (vérification des prix unitaires, des conditions de règlement, des remises accordées), le comptable appose le timbre « Bon à payer».

Après délivrance du « Bon à payer», les prévisions de règlement sont enregistrées sur un échéancier avec l'indication de la date d'échéance, des références de la facture, du mode de règlement. Cet original est classé immédiatement par ordre numérique.

Le règlement de la facture, qui est effectué par virement bancaire, est préparé par le comptable et signé par le dirigeant et le Directeur Administratif et Financier. La date et le mode de paiement sont alors portés sur le double de la facture.

3.7.5 Traitement des retours de marchandises

Un bon de retour pré numéroté est établi par le magasinier en trois exemplaires. Un exemplaire est classé dans un dossier « attente d'avoirs », annoté des références de la facture ; un autre reste à la souche.
Les avoirs reçus sont rapprochés du dossier des « attentes d'avoirs » : le comptable veille à ce que la note de crédit correspondant au retour soit bien établie par le fournisseur.
Le bon de retour (anciennement classé dans le dossier « attente d'avoir » est ensuite joint à l'avoir correspondant.
A l'aide de son exemplaire (n° 3), il enregistre la sortie sur ses fiches d'inventaire.
En cas de retour de marchandises, le magasinier établit un bon de retour et actualise son fichier.
Il s'agit donc d'un inventaire permanent mis à jour régulièrement.

3.8 Cycle ventes

3.8.1 Commandes

Les commandes parviennent à l'entreprise par les moyens suivants :

- commandes écrites reçues par courrier ;
- commandes téléphoniques ;
- commandes prises par les représentants.

Les commandes reçues sont ensuite transmises au responsable qui étudie les conditions de prix, de règlement, de livraison et de crédit du client. Cette liasse comporte les renseignements suivants :

- nom et adresse du client ;
- adresse de livraison ;
- désignation du représentant ;
- désignation exacte des produits commandés ;
- délais de livraison ;
- quantités commandées ;
- prix unitaires ;
- conditions de paiement.

Avant diffusion, tous les exemplaires des accusés de réception sont signés par le responsable qui donne ainsi son autorisation pour livrer.

L'exemplaire destiné au client porte de façon claire et précise les mentions valant clause de réserve de propriété.

3.8.2 Livraisons

Chaque livraison donne lieu à l'établissement d'un bon de livraison Il comporte les renseignements suivants :

- nom et adresse du client,
- adresse de livraison,
- désignation du représentant,
- désignation des produits livrés,
- quantités commandées,
- prix unitaires.

Avant chaque expédition, le bon de livraison est rapproché du contenu de l'envoi ainsi que de l'accusé de réception de commande.
L'accusé de réception de commande est ensuite classé par le magasinier dans un dossier « commandes livrées ».

3.8.3 Règlements

La gestion des comptes clients est suivie de manière très rigoureuse.

Dès réception de l'encaissement ou de l'avis d'encaissement par la banque. Le comptable mentionne le règlement dans son journal de trésorerie.

Chaque compte client doit être étudié et justifié chaque mois à l'aide du lettrage des écritures.

Le service comptable établit une balance ventilée par échéances, qui détaille chaque solde en plusieurs colonnes, en distinguant :

- la partie du compte en retard de paiement,
- le mois en cours,
- les échéances à venir.

Cette balance "âgée" doit être présentée au dirigeant chaque mois.
Chaque retard de paiement doit faire l'objet d'une lettre de relance et d'un relevé de compte

3.8.4 Avoirs - clients

Des avoirs aux clients sont établis à chaque retour de marchandises.
Le magasin indique les quantités reprises sur des bulletins « retours et reprise de marchandises » (trois exemplaires) enliassés sur un carnet à souche (pré numéroté).

3.8.5 Facturation

Les factures sont émises en trois exemplaires. Elles portent les mentions obligatoires suivantes :

- raison sociale de l'entreprise ;
- dénomination sociale ;
- adresse de l'entreprise ;
- énonciation du capital social ;
- numéro d’immatriculation ;
- nom et adresse de l'acheteur ;
- date de la vente ;
- quantité, dénomination des produits vendus ;
- prix unitaires HT ;
- frais de facturation imputés à l'acheteur ;
- mention du taux de TVA ;
- mention du montant global de la TVA ;
- mention des rabais, remises ou ristournes accordés ;
- mention de l'option exercée en matière d'exigibilité de la TVA ;
- numéro d'ordre interne (pour classement chronologique) ;
- clause de réserve de propriété.

3.8.6 Comptabilisation

Les factures sont comptabilisées au jour le jour automatiquement par le système informatique.

Le service comptable tient un journal des ventes permettant d'enregistrer les factures dans l'ordre chronologique

3.9 Inventaire physique

Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit contrôler au moins tous les douze mois l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine ; elle doit établir les comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire.
Il en résulte qu'un inventaire est effectué tous les douze mois, à la date de clôture de l'exercice.

Le comptage matériel des existants en stock est d'une importance essentielle : le stock a une incidence directe sur le résultat, et représente généralement une grande partie des actifs.
De plus, il peut parfois apporter des informations utiles sur l'évaluation des biens, par exemple :

- les stocks à rotation lente,
- qualités des actifs inventoriés,
- biens incomplets ou détériorés,
- produit avec la date de péremption dépassée.

Afin que le recensement soit effectué avec un maximum de fiabilité et d'exactitude, l'entreprise a prévu des modalités de déroulement des opérations d'inventaire au moyen d'instructions écrites et rigoureuses qui précisent :

- le but de l'inventaire,
- la date et les heures de comptage,
- la préparation des lieux de stockage,
- le personnel chargé de l'inventaire,
- l'arrêt des mouvements pendant l'inventaire,
- le dénombrement et la saisie de l'inventaire,
- les procédures de séparation des exercices.

3.9.1 Date et heures de l'inventaire

La date de l'inventaire est le 15 Décembre de chaque année. Il est procédé ensuite à fixer les heures de début et de fin d'opérations de façon à prévoir la disponibilité du personnel pendant cette période.

3.9.2 Préparation des lieux de stockage

Un inventaire physique ne s'improvise pas, il doit être organisé et seule une bonne préparation matérielle garantit la qualité des comptages ultérieurs. Cela suppose :

- la délimitation des aires de stockage pour éviter les omissions et les double emplois.
- le rangement préalable des articles et leur regroupement par référence.

Les unités de comptage doivent être clairement définies afin d'éviter des erreurs.

3.9.3 Personnel chargé de l'inventaire

Un responsable de l'inventaire est désigné. Il est chargé de contrôler les résultats, de coordonner et centraliser les informations et d'exercer une supervision sur les équipes. Il est nécessaire que ce responsable soit totalement disponible pendant toute la durée de l'inventaire pour s'assurer que les comptages se déroulent selon les instructions prévues et afin de pouvoir résoudre rapidement les problèmes qui pourraient survenir et pour lesquels une solution n'a pas été prévue.

Les équipes de comptage sont composées de deux personnes. Le nombre d'équipes doit être suffisant pour assurer le comptage de tous les articles pendant la période prévue.

Chaque équipe comprend :

- une personne ayant une connaissance suffisante des articles à compter,
- une personne indépendante de toute opération liée aux stocks.

L'une des personnes compte les articles et l'autre établit le relevé et supervise le comptage pour s'assurer de sa cohérence.

Chaque équipe reçoit les instructions d'inventaire lors d'une réunion préalable qui permet de s'assurer que ces instructions sont bien comprises, et au cours de laquelle le responsable de l'inventaire peut présenter la nécessité, l'intérêt et l'importance du contrôle des existants.

3.9 4 Arrêt des mouvements pendant l'inventaire

Dans toute la mesure du possible, les mouvements de stocks doivent être arrêtés pendant l'inventaire, notamment l’arrêt des livraisons et réceptions. Cela permet d'éviter :

- qu'un article ne soit compté plusieurs fois,
- qu'un article déjà compté ne fasse l'objet d'une livraison et facture avant la clôture,
- qu'un article soit omis des comptages car transféré d'une aire non inventoriée à une aire déjà inventoriée.

Lorsque la vente ne peut être arrêtée, les aires de stockage doivent être approvisionnées et isolées. Le comptage de ces aires aura lieu à la fin de l'inventaire.

Les instructions d'inventaire prévoient une procédure d'urgence pour gérer les exceptions et tout mouvement doit être autorisé et contrôlé par le responsable de l'inventaire. Un relevé établit, des produits concernés et vérifier s'ils doivent être inclus ou exclus des comptages. Il doit également indiquer sur les documents qui seront utilisés pour les enregistrements comptables, le traitement avant ou après inventaire qui doit être retenu par la comptabilité.

3.9.5 Dénombrement et saisie de l'inventaire

La saisie de l'inventaire peut s'effectuer :

- soit sur des feuilles de comptage qui regroupent plusieurs articles,
- soit sur des tickets ou fiches ; dans ce cas, on utilise une fiche par article.

Les feuilles et fiches sont pré numérotées pour contrôler leur utilisation et leur centralisation. Le responsable d'inventaire :

- remet une série de fiches ou feuilles aux différentes équipes,
- relève sur un imprimé spécial les séries distribuées et les équipes concernées,
- contrôle le retour des feuilles ou fiches. Tous les documents doivent être retournés remplis, ou annulés, ou vierges.

Tout imprimé raturé doit être annulé et conservé pour ne pas rompre la séquence. Les instructions indiquent les modalités pour remplir les imprimés et pour saisir les articles abîmés, hors d'usage, obsolètes. Toute information pouvant avoir une incidence sur la valorisation ultérieure doit être indiquée lors du comptage.

Le comptage doit s'effectuer de façon systématique dans chaque zone et tous les articles comptés doivent être identifiés par un marquage approprié : autocollant, feutre, craie ou talon du ticket d'inventaire.

Il est nécessaire de contrôler l'exactitude des comptages et informations figurant sur les feuilles et fiches de comptage.

Ces contrôles, effectués par le responsable d'inventaire, sont :

- limités lorsqu'une procédure de double comptage systématique est mise en place. Le deuxième comptage est alors effectué par une équipe différente ne disposant pas des résultats du premier comptage,
- étendus lorsqu'il n'y a pas de double comptage.

Ces contrôles doivent être effectués rapidement de façon à informer sans délai les équipes qui feraient des erreurs de principe en raison d'une mauvaise compréhension des instructions.

3.9.6 Centralisation et suivi des quantités

Les feuilles et fiches de comptage sont regroupées rapidement sans attendre la fin de l'inventaire dans le but :

- de vérifier qu'elles comportent toutes les mentions nécessaires ;

- de procéder à leur comparaison en cas de double comptage. Un écart entre les deux fiches nécessite un contrôle complémentaire des quantités ;

- de procéder à leur comparaison avec l'inventaire permanent. Les instructions prévoient le niveau de l'écart acceptable qui conduira à un ajustement de l'inventaire permanent sans recherche complémentaire. Lorsque l'écart dépasse cette limite, il est nécessaire d'effectuer une recherche pour en déterminer les causes et éventuellement les erreurs de comptage.

A la fin de l'inventaire, le responsable doit vérifier que toutes les fiches ont été retournées à l'aide de sa grille de contrôle. Il effectue également un tour des aires de stockage pour s'assurer que tous les articles ou lots portent une trace attestant qu'ils ont été comptés.

3.9.7 Procédures de séparation des exercices ou chevauchements

Il est important de contrôler la concordance entre les existants recensés au cours de l'inventaire et les enregistrements comptables effectués à la même date (achats, ventes, ).

Un relevé des derniers documents de réception, de livraison, de transferts utilisés jusqu'à la date de l'inventaire physique doit être effectué dans les services concernés. Ces informations transmises à la comptabilité lui permettront de contrôler que les factures ou avoirs correspondants ont été comptabilisés ou provisionnés (fournisseurs - factures non parvenues et clients - produits non encore facturés) à la date de l'inventaire.

Ces contrôles doivent également être effectués lorsque l'inventaire est pris à une date autre que la date de clôture pour éviter les chevauchements.

Un inventaire physique des immobilisations est réalisé une fois par an afin de contrôler l'existence réelle. Il s'opère par pointage de la liste des immobilisations éditée par le service comptable.

3.9.8 Méthode de valorisation des stocks

Il convient de distinguer les valeurs :
- à l'entrée dans le patrimoine de l'entreprise,
- à l'inventaire,
- à l'arrêté des comptes.

Valeur d'entrée dans le patrimoine

Les stocks sont enregistrés:
- à leur coût d'acquisition pour les biens acquis,

Le coût d'entrée doit comporter le prix d'achat et les frais accessoires (commissions, ports, transit, assurances, réception). La valeur d'incorporation des biens acquis interchangeables est soit :
- le coût moyen pondéré,
- le premier entré/le premier sorti.

La valeur d'incorporation des biens identifiables est leur coût d'entrée réel.

Valeur d'inventaire

La valeur d'inventaire selon le PCG est la valeur vénale.

Pour les matières premières et les approvisionnements, il s'agit du coût de remplacement.

Valeur au bilan

Pour l'arrêté des comptes la plus faible des deux valeurs ci-dessus est retenue.
Si la valeur d'entrée est supérieure à la valeur vénale, une provision est constituée pour la différence.

Provisions réglementées relatives aux stocks

Il est possible de constituer des provisions destinées au renouvellement des stocks. Il s'agit de provisions d'origine "fiscale" : provision pour hausse des prix, provision pour fluctuation des cours.

3.10 - Archivage

La conservation des pièces justificatives comptables et des divers documents administratifs et financiers de l'entreprise est une absolue nécessité.
L'archivage est organisé de telle manière que la recherche et la consultation des documents concernés sont possibles dans des conditions de rapidité et d'efficacité normales.
En cas de besoin, les documents sensibles ou importants (en particulier : dossiers des personnels, registres officiels obligatoires, contrats et actes, etc. ) sont conservés sous clef.
En plus de la sauvegarde mensuelle et annuelle sur cassette du dossier comptable, les dossiers des quatre derniers exercices sont stockés sur le disque dur.
Il est à noter que pour des raisons de sécurité, une sauvegarde journalière des données du système est exécutée.
Aucune destruction d'archives ne peut être effectuée sans autorisation préalable des services de la Direction Générale.
La destruction autorisée d'archives doit être effectuée dans des conditions propres à préserver, si nécessaire la confidentialité des informations.
Au besoin, il convient d'utiliser un broyeur d'archives ou de massicoter les documents à détruire à défaut d'incinérateur.
Seules des archives insignifiantes peuvent être jetées à la poubelle sans précaution particulière.

IV- Délais de conservation des documents