La gestion budgétaire 45758

Bénévole ou professionnel débutant, vous venez de prendre les rênes d'une association : aujourd'hui, c'est presque un métier !
La maîtrise de la gestion, notamment vis-à-vis des collectivités qui vous subventionnent, est l'une des clés de votre succès.

1 - À QUI S'ADRESSE CETTE FICHE ?

À vous qui découvrez les plaisirs des dossiers à constituer, familiers d'une gestion quotidienne mais déroutés par le vocabulaire et la logique comptables que toute administration (de votre commune à l'URSSAF, des services fiscaux au ministère de la culture) exige dans la continuité et la rigueur d'une action à long terme.

La fiche pratique numéro 4 (Élaborer un projet culturel) donne quelques indications pour monter un dossier et laisse entrevoir l'importance des pièces comptables. La présente fiche a pour ambition de vous familiariser avec le vocabulaire utilisé par les professionnels auxquels la complexité toujours croissante de la gestion vous oblige désormais à avoir recours. Elle propose une brève définition puis une méthode d'élaboration des documents fondamentaux ainsi qu'un petit lexique auquel vous renvoient les mots en gras.

La logique comptable

Faute de mieux, le vocabulaire de la gestion associative a été emprunté à celui de l'entreprise, dont certains termes peuvent donc paraître inadaptés.
Dans une société à but lucratif, les associés apportent du capital et peuvent se retirer à tout moment en reprenant leur mise de fonds (garantie grâce à la réserve légale). L'objectif d'une entreprise étant de faire du bénéfice, celui-ci est distribué aux associés au prorata de leur apport initial. La société est à tout moment redevable à ses actionnaires du capital apporté, ce qui explique que l'on retrouve ce dernier dans la rubrique capitaux propres au passif du bilan.
Une association à but non lucratif rassemble autour d'objectifs désintéressés des membres bénévoles. Ces derniers n'apportent pas de capital. Ils s'acquittent d'une cotisation ou effectuent un don, dont ils n'attendent aucune rétribution. En revanche, contrairement aux idées reçues, il n'est pas interdit à une association de faire des bénéfices . Simplement, ceux-ci ne peuvent être distribués aux adhérents et doivent profiter à la seule association. Alors, par similitude avec l'entreprise, ces excédents cumulés (report à nouveau ) sont classés au passif du bilan dans les capitaux propres.
Selon cette même logique, au moment de la dissolution, les associés d'une société récupèrent leurs capitaux, tandis que les biens d'une association ne sont pas répartis entre ses membres mais, en règle générale, dévolus à une association similaire.

QUELS DOCUMENTS ÉLABORER ?

Le budget prévisionnel

• À quoi sert-il ?

Comme son nom l'indique, il évalue à l'avance les dépenses envisagées et les ressources nécessaires, ceci durant une période donnée appelée exercice.

Le budget prévisionnel doit être approuvé par l'assemblée délibérante prévue par les statuts, de préférence en début d'exercice. Il peut être modifié en cours d'année, toujours sous le contrôle des adhérents. Ensuite, en cours de réalisation, vous devez y faire sans cesse référence pour savoir où vous en êtes de vos dépenses par rapport à vos prévisions et à la réalité de vos recettes. Vous saurez ainsi où et quand vous arrêter à temps et, en tout état de cause, avant d'engendrer du déficit. Dans ce dernier cas en effet, vos adhérents pourront vous reprocher d'avoir sous-évalué vos dépenses, surévalué vos recettes, ou d'avoir dépassé les dépenses prévues (plus rarement bien sûr d'avoir sous-évalué vos ressources !).

Principe de base et période de référence

Selon les règles comptables, ne doivent figurer, dans le budget prévisionnel et le compte de résultat, que les opérations concernant l'exercice. La plupart du temps, l'exercice dure une année. L'administration, pour des raisons de cohérence, demande que l'exercice corresponde à l'année civile.
Dans les exemples suivants, l'année de référence est l'année N et l'exercice de référence se déroule du 1er janvier au 31 décembre. Le bilan correspondant est arrêté au 31 décembre.

• Comment l'établir ?

Il se présente en deux colonnes, à droite l'origine des ressources ou produits, à gauche l'emploi des ressources ou charges. On inscrit, autant que faire se peut, face à face et avec des sous-totaux correspondants, charges et produits concernant une même activité, ce qui permet de connaître immédiatement les secteurs bénéficiaires ou déficitaires. Les documents présentés à l'administration seront significativement détaillés. À vous de trouver l'équilibre entre une inutile et rébarbative liste au jour le jour des recettes et dépenses et un résumé exécutant le budget en trois ou quatre grandes masses. Vous devez donner l'impression de vouloir informer clairement.
Enfin, ne préparez pas un budget différent pour chaque administration ou collectivité : les services se consultent et se concertent !

• Charges :

Chiffrez d'abord l'intégralité de vos envies, le plus précisément possible. Au-delà des frais artistiques à proprement parler (rétribution des artistes ou des intervenants), n'oubliez pas les nombreux à-côtés incontournables (charges sociales, déplacements, défraiements, droits d'auteurs ; téléphone, assurances, affranchissement, etc.).

• Produits :

Faites ensuite un état réaliste des recettes escomptées. N'équilibrez pas votre budget en optimisant les ventes d'oeuvres, de livres, de billets d'entrée ou en augmentant leurs tarifs. Subventions : renseignez-vous longtemps à l'avance sur les aides que peuvent vous apporter les partenaires publics. Incluez mécénat, cotisations, produit de ventes diverses, éventuellement reprise de provision, etc. Pour parvenir à l'équilibre, cernez les priorités parmi vos dépenses (et sans doute renoncez à certaines) pour les faire correspondre aux recettes attendues.

Bénéfice et déficit de l'année précédente

Le bénéfice de l'année N-1 est déjà inscrit dans la colonne charges du compte de résultat N-1 et en résultat de l'exercice (en positif) au passif du bilan N-1. Sauf affectation expresse en provision, vous le retrouverez intégré en report à nouveau au bilan de N, alimentant d'autant le fonds de roulement. En conséquence, ne le reportez pas dans les produits de l'année N.

Selon le même principe, un déficit en N-1 est déjà compté dans la colonne produits du compte de résultat N-1 et en résultat de l'exercice (en négatif) au passif du bilan N-1, diminuant d'autant votre fonds de roulement. Si ce dernier n'est pas assez important pour le résorber sans danger, n'inscrivez pas pour autant le déficit dans les charges N. Essayez plutôt d'occasionner un bénéfice en N que vous affecterez au remboursement de la dette apparaissant au bilan de N-1. À cet effet, prévoyez prudemment des produits N équivalents à ceux de N-1, en réduisant vos charges N de l'équivalent du déficit précédent et des éventuels intérêts bancaires. Si votre déficit est très important et ne peut raisonnablement être résorbé sur une année, il faut proposer un plan de redressement pluriannuel (c'est à dire un remboursement sur plusieurs années : pensez aux intérêts bancaires dans votre prévisionnel !) à vos adhérents... puis le faire accepter par votre banquier !

Faut-il valoriser bénévolat et prestations en nature ?

Certaines associations estiment la valeur du temps de travail exécuté par leurs bénévoles afin d'informer sur le coût des prestations si ces dernières étaient effectuées par des professionnels. Vous pouvez donc inscrire cette valeur en produit (recettes immatérielles apportée par les adhérents) et en charges (coût immatériel des prestations fournies). Il est conseillé toutefois de bien distinguer ce poste des réels flux d'argent. L'intégrer confusément à votre budget risque d'illusionner votre conseil d'administration et d'abuser vos partenaires sur le volume budgétaire réel de votre association. Avec un bénévolat représentant la moitié du budget, le pourcentage de votre déficit diminue de moitié, ce qui est rassurant pour vos adhérents. Pourtant, vous ne disposerez l'année suivante que des réelles rentrées d'argent pour combler le déficit. De la même façon, vous pouvez valoriser les services qu'offre gracieusement une collectivité (mise à disposition de personnel et de matériel) ou un fournisseur (matériel de promotion, espaces publicitaires).

Comment faire évoluer votre budget d'une année sur l'autre ?

On sait que les dépenses augmentent généralement plus vite que les recettes (entre les charges sociales et l'augmentation du coût de la vie, un pourcentage de 2,5 % est un maximum raisonnable). En revanche, vous ne pourrez guère augmenter votre billet de 50 F à ...51,25 F ! C'est pourquoi il est raisonnable, les premières années, de ne prévoir qu'une indexation des dépenses, à compenser, on l'espère, par une légère augmentation de la fréquentation (voire des subventions).

Que faire en cas de découvert momentané ?

Même si vous n'accusez pas de déficit, la totalité des subventions ne vous a pas été versée, vos dépenses sont engagées en totalité, vous avez épuisé votre fonds de roulement. Vous allez avoir des difficultés de trésorerie. N'attendez pas d'être à découvert et prévenez suffisamment tôt votre banquier. De préférence à une très coûteuse autorisation de découvert, négociez plutôt un prêt-relais à court terme, dont vous pouvez intégrer les agios à votre budget prévisionnel. Outre les notables économies de frais financiers ainsi réalisées, vous apparaîtrez comme un gestionnaire avisé et prévoyant.

Acheter ou louer du matériel amortissable ?

Acheter permet de négocier finement le prix d'achat et de rester libre de revendre à tout moment. Mais c'est aussi diminuer son fonds de roulement et s'obliger à amortir, donc augmenter les charges et s'obliger à trouver les produits correspondants, par exemple une subvention d'investissement. Sachez que désormais, l'État n'aide plus le simple renouvellement de matériel et que sa participation ne peut avoir pour effet de porter le montant des aides publiques à plus de 80 % du montant prévisionnel de la dépense subventionnable (décret n° 99-1060 du 16/09/99, articles 2 et 10). Par ailleurs, selon les instructions fiscales du 15 septembre 1998, les associations soumises aux impôts commerciaux doivent amortir annuellement les subventions d'investissement en produits, en respectant la durée du plan d'amortissement correspondant aux achats réalisés à l'aide de la subvention perçue.

Louer vous évite de mobiliser des fonds et de prévoir de l'amortissement. Mais vous aurez bien sûr des termes à payer (inscrits en charges de fonctionnement) incluant les frais financiers du fournisseur qui a acquis pour vous le matériel. Et vous êtes pieds et poings liés à votre loueur, jusqu'à la fin des échéances. Emprunt, crédit-bail ? Tout s'apprécie en fonction des coûts totaux (dont valeur de rachat !) et de vos moyens.

Le compte de résultat

• À quoi sert-il ?

Le compte de résultat, c'est le film ; le bilan, un arrêt sur image : si ce dernier renseigne sur la richesse intrinsèque de l'association et sur son patrimoine, le compte de résultat est le strict reflet de votre activité durant l'exercice. Il vous permettra d'une part de comparer vos réalisations à vos prévisions, d'autre part, de savoir si vous réalisez un excédent ou un déficit, enfin d'affiner votre prévisionnel N+1.

• Comment l'établir ?

Sa présentation en deux colonnes, charges et produits, doit simplement et logiquement reprendre celle du budget prévisionnel. Charges et produits sont enregistrés indépendamment de leur règlement ou de leur encaissement, donc :
- vous recevez une facture le 30/12/N. Que vous effectuiez immédiatement le règlement (même sans débit au 31/12/N) ou que vous ne payiez qu'après le 31/12/N, intégrez son montant à la rubrique correspondante en charges N (et en dettes au passif du bilan) ;
- vous avez effectué un achat, mais n'avez pas reçu la facture au 31/12/N. Inscrivez une provision pour charges évaluée au plus près de la dépense, clairement qualifiée (même rubrique au passif du bilan) ;
- vous avez émis une facture le 24/12/N, non encore encaissée au 31/12/N. Elle doit apparaître au compte de résultat en produits de l'année N (en créances à l'actif du bilan). Tâchez en revanche d'avoir émis toutes vos factures avant le dernier jour de l'exercice ! - de la même façon, une subvention accordée en N (mais toujours avec une pièce justificative à l'appui) doit apparaître en produits N même si vous ne la percevez concrètement qu'après le 31/12/N (et en créances à l'actif du bilan).

• Quelles pièces justificatives ?

Une règle d'or : toutes les dépenses doivent être justifiées par une pièce comptable (factures, feuilles de paye, contrats, notes de frais et d'honoraires, etc.). Gardez soigneusement toutes ces pièces, classez-les par genre et numérotez-les par exercice. Conservez à l'esprit que l'administration, à partir du moment où vous recevez des subventions publiques, peut les exiger dans leur totalité et à tout moment. De la même façon, toute recette donne lieu à l'émission d'un justificatif (facture, billet d'entrée, arrêté d'attribution de subvention, etc.). Votre comptable ne pourra prendre en compte aucune écriture qui n'ait son justificatif.

Déplacements et représentation

Pour le compte de votre association, vous pouvez être amené à vous déplacer ou à inviter un partenaire à déjeuner. Il est normal que celle-ci prenne en charge les dépenses correspondantes. Faites-vous rembourser les frais réels sur production de justificatifs. Sans misérabilisme (dans le cadre d'un budget approuvé, aucune raison « d'en être de sa poche » !) ni complaisance : les frais de déplacement (kilomètres, repas, nuits d'hôtel) ne sont pas une rémunération déguisée (donc non soumise aux charges sociales) du bénévolat, dissimulation que les services sociaux et fiscaux n'apprécient guère. Même chose pour vos intervenants, il vous faudra justifier précisément les indemnités octroyées, celles-ci ne se substituant pas à une rémunération.

Certaines dépenses n'étaient pas prévues...

Les dépenses et les recettes non prévues au budget prévisionnel apparaîtront respectivement en charges et produits exceptionnels et il est important de bien les distinguer : elles modifient en effet le résultat final mais seulement après le résultat de la gestion de l'exercice (celui que l'on compare d'une année sur l'autre).

Compatibilité générale ou analytique ?

Votre comptable vous présentera un compte de résultat et un bilan établis selon les règles comptables. Chaque écriture est classée selon une nomenclature commune à toutes les entreprises. Mais cette présentation ne distingue pas votre fonctionnement de vos activités : à la rubrique « déplacements », elle regroupera les remboursements accordés aux membres, aux salariés permanents et aux artistes. Comment savoir alors combien vous a coûté précisément telle ou telle manifestation ? En utilisant une présentation analytique, qui classe chaque produit et chaque charge selon le caractère non de la dépense, mais de l'activité. Le budget prévisionnel, qui décrit ce que vous voulez consacrer à chacune de vos activités, adopte une présentation analytique. Logiquement, vos membres et l'administration demanderont une présentation analytique pour le compte de résultat, afin de pouvoir comparer prévision et réalisation.

Le bilan

• À quoi sert-il ?

Transcription exhaustive de la situation financière (donc de la santé) et du patrimoine de votre association à un moment donné, le bilan est, généralement, établi en clôture d'exercice. Il est utile pour savoir ce que vous devez encore percevoir (créances) et payer (dettes) et, surtout, quel est le montant de votre fonds de roulement. Il est toujours équilibré. Il est par ailleurs indispensable si vous possédez un patrimoine, c'est-à-dire du matériel utilisé pendant plusieurs années. C'est le document qui contient le plus de termes techniques ; pour cette raison, il est plus prudent de laisser son élaboration à un professionnel.

Le bilan résumé en grandes masses