mémoire de fin d'année BTS Comptabilité et Gestion des Organisations 12.00 / 20

Dans le cadre de mon BTS CGO j’ai effectué 2 stages en tant que stagiaire comptable, l’un dans un cabinet comptable appelé Choisy Comptabilité Conseil d’une durée de 5 semaines et le second dans une entreprise, garage Dupleix Citroën de 3 semaines. Dans un premier temps je parlerai de mon premier stage en cabinet comptable puis du second. A. Cabinet comptable – CHOISY COMPTABILITE CONSEIL I. Présentation 1. Fiche signalétique de l’entreprise Choisy Comptabilité Conseil est une entreprise qui a été créée en juin 2001. Elle a pour statut juridique celui d’une S.A.R.L. (société à responsabilité limitée). Cette société compte 4 salariés et 1 expert comptable pour 120 dossiers regroupant S.A.R.L., B.I.C., B.N.C., associations … Son chiffre d’affaire avoisine les 259K€ et son résultat 1K€. 2. Organisation du travail Pour faire circuler l’information dans la société, les salariés de l’entreprise dispose du tableau Excel suivant : Date – Client – libellés – exercice – temps – heure début – heure fin. Il a pour fonction d’emploi du temps appelé « EDT ». Tout est à remplir excepté la colonne « temps » qui résulte d’une formule (G2-F2). Le résultat des cellules de la colonne « temps » permet de calculer le temps de travail effectué par dossier et par collaborateur. En effet, si le résultat obtenu est égal à : - 0.25 cela correspond à ¼ d’heure de travail, 1.00 à l’heure etc.… Cet emploi du temps permet de savoir quelle opération a été effectuée (grâce aux libellés), sur quel dossier, par quel collaborateur et pendant combien de temps. Cela permet également de savoir pour quel montant on facture le client, car les honoraires d’un comptable en cabinet se calculent en heures. Les paiements reçus sont mis dans une chemise puis l’encaissement des chèques est fait hebdomadairement. 3. Organisation informatique La société dispose de 6 ordinateurs, dont un relié à Internet, et d’un photocopieur, rassemblés en réseau. Il s’agit d’un réseau en étoile. C'est une topologie où chaque poste est connecté à un routeur (Le HUB) qui forme le centre de l'étoile qui suit le schéma suivant : L’ordinateur « maître » est appelé « serveur », les autres sont nommés « client ». Grâce à ce procédé, tous les ordinateurs peuvent accéder à un ou plusieurs dossiers communs. Choisy Comptabilité Conseil en possède 3 : « communs », « server », « client ». Le fait de brancher le photocopieur en réseau permet à tous les ordinateurs d’utiliser la même imprimante. Ceci est moins coûteux que d’en brancher une pour chaque ordinateur. Leur Système d’exploitation est Windows XP. Les logiciels utilisés sont Microsoft Office, comprenant comme logiciels principal, Microsoft Word (utilisé pour le traitement de texte) et Microsoft Excel (utilisé pour mettre en forme des tableaux et des feuille de calculs), Distri-expert (logiciel de gestion), Pervasive SQL L8, Pervasive system analyser (analyse et calcul numérique), ciel (logiciel de saisie et traitement des données), EBP, post-it … L’entreprise fait une sauvegarde via une sauvegarde du poste serveur sur support amovible quotidienne. II. Travaux effectués 1. Tri et Saisie a. Tri Lorsque le client fournit des dossiers complets et ordonnés, la saisie peut débuter plus rapidement. Cependant, dans le cas inverse, le tri des dossiers est un travail fastidieux. Il faut classer le dossier par factures, relevés bancaires, et fiches de recettes par mois pour faciliter la future saisie. b. Saisie Le tri terminé, on peut aisément commencer la saisie sur le logiciel « ciel ». Nous disposons de plusieurs journaux ; journal d’achat, de ventes, de banque et de caisse. Suivant la taille de l’entreprise du client, il est possible de ne pas avoir de journal d’achat. L’écriture n’est plus 606 (achat de marchandises) à 411 (client), puis 411 (client) à 512 (banque) mais 606 (achat de marchandises) à 512 (banque) dans le journal d’achat. Ceci est un gain de temps lorsque l’on a plusieurs centaines d’achats à enregistrer. Le logiciel « Ciel » comporte des fonctionnalités telle que celle permettant une saisie identique et donc, plus aisée pour le comptable qui doit saisir une multitude de factures. Sur le logiciel, outre la distinction des journaux, il y a la distinction des mois. La saisie d’un journal est donc séparée par mois. En cabinet, la difficulté est que les comptes ne sont pas identiques d’un client à l’autre. En effet, pour certains, il est possible de mettre tous les fournisseurs, par exemple, dans le compte 401 alors que pour d’autre, il y a des comptes individuels. De même, pour le téléphone, on utilise le compte 626 (communication), mais parfois, on peut remarquer que le téléphone est utilisé à but personnel et non professionnel. Dans ce cas, il est nécessaire de créditer le compte de l’exploitant (108). 2. Etat de rapprochement bancaire L'état de rapprochement bancaire a pour but de vérifier la concordance des deux comptes (Compte banque et extrait de compte). Il s’agit d’un contrôle. Les différences peuvent provenir d’un oubli d’enregistrement, des commissions prélevées automatiquement, des erreurs de nos livres, d’un regroupement de plusieurs dépenses (tickets de péage, par exemple) ou encore d’un décalage de certaines opérations que nous connaissons et que la banque enregistre plus tard. Pour établir un état de rapprochement, il faut un relevé bancaire, le compte banque tenu par le comptable ainsi que le dernier état de rapprochement. a. étapes Pour effectuer correctement un état de rapprochement, il faut imprimer le journal de banque qui récapitule les dépenses et encaissements effectués durant le mois à étudier et se munir du relevé bancaire du même mois. Il faut pointer les sommes identiques correspondant aux mêmes libellés. Il arrive qu’une somme figure sur le relevé bancaire et non dans nos comptes. Il faut alors saisir cette somme pour avoir un solde dans nos comptes qui soit correct. En ce qui concerne les sommes présentes dans nos comptes et non sur le relevé bancaire on les inscrit dans notre état de rapprochement. A l’issue de ce travail, on doit calculer, par le biais d’une formule sur Excel, le solde final. Ce dernier doit correspondre aux soldes obtenus sur notre journal de banque. b. les tableaux Il existe différents tableaux pour élaborer un état de rapprochement. Lors de mon stage, j’ai pu en rencontrer deux différents sous le logiciel Excel. Le premier fait résider la « banque chez nous » (il s’agit du journal de banque) et « nous à la banque » (il s’agit du relevé bancaire). Il s’agit de reporter les sommes de notre journal de banque dans la colonne correspondante, et les sommes du relevé bancaire de la même manière. De ce fait, on peut aisément pointer les sommes communes (à condition que les libellés soient semblables) et les supprimer, deux à deux, du tableau. On obtient donc un montant au « débit » et au « crédit » dans le tableau pour le journal de banque et le relevé bancaire. On fait ensuite, la différence entre « crédit » et « débit » ce qui nous donne un « solde ». Le « solde » de « banque chez nous » et « nous à la banque » doivent être similaires pour pouvoir affirmer que l’état de rapprochement est juste. Le second tableau ne possède que 2 colonnes, le « libellé » et les « montants ». Il suffit de saisir le « solde fin de mois » en première ligne et de taper les montants non pointés (présents dans nos comptes mais ne figurant pas sur le relevé bancaire). En additionnant le solde et les montants, le résultat devrait être égal au solde trouvé dans notre journal banque. 3. tâches diverses a. rédaction d’une note Durant ma formation, il m’a été demandé de rédiger une note à un client. Ce dernier réside en France mais son activité s’étend jusqu’en Pologne. Il a préféré faire breveter son invention en Pologne plutôt qu’en France, sûrement pour éviter des taxes. La question qu’il se posait était de savoir quel état le taxerait ? A-t-il le choix entre être imposé par la France ou la Pologne ? Pour pouvoir répondre aux questions du client en ce qui concerne son imposition il a fallu étudier soigneusement la convention « France - Pologne ». Cette dernière s’applique aux impôts sur le revenu et sur la fortune perçus dans chacun des pays contractants. Elle concerne les personnes résidant dans un de ses Etats et permet d’éviter la double imposition. La résidence principale du client se trouvant en France, tous ses revenus étrangers sont donc imposés par l’Etat français. Cependant, il y le problème de la double imposition. En étudiant la convention « France – Pologne », d’après l’article 12, les redevances provenant de la Pologne payées à un résident de la France sont imposables dans ce pays. Cependant, si la personne qui reçoit ces redevances en est bénéficiaire, il peut décider de les payer à la Pologne, sachant que l’impôt établi ne peut dépasser 10% du montant des redevances si ces redevances ne proviennent pas de droit d’auteur littéraire, artistique ou scientifique. b. Publipostage Il est nécessaire dans une entreprise d’utiliser le publipostage. Un publipostage (mailing) permet d’envoyer plusieurs fois la même lettre à des destinataires différents et donc avec des variables qui diffèrent pour chaque destinataire présent dans la base de données. Ce procédé est simple. Il suffit de remplir un tableau sur Microsoft Excel contenant des données importantes et utiles qui figureront sur le document Word, on appelle ces informations des variables. Ensuite, la procédure est simple et se fait par Microsoft Word. Dans la barre d’outils on sélectionne « outils » > « lettres et publipostage » > « fusion et publipostage ». L’assistant du logiciel facilite cette tâche en nous indiquant quoi faire en suivant des étapes. Pour réussir son publipostage sous Word, il faut : - créer une lettre type : modèle de lettre qui reste inchangée (les constantes) - choisir « fenêtre active » - cliquer sur « obtenir les données » - ouvrir la source de données - chercher à ce niveau le dossier Excel élaboré au préalable résumant, le nom des clients, leur adresse, … il s’agit des variables. - Il faut ouvrir ce dossier - Choisir feuille de « calcul entière » puis « ok » - « Modifier le document principal » - Placer votre curseur à l’endroit où vous désirez insérer des éléments de la base de données et cliquer sur « Insérer un champ de fusion » où vous trouverez tous les libellés des votre base de données. - Choisir un champ et il sera intégré à l’emplacement de votre curseur. - Faire Outils/Publipostage, et cliquer sur « Fusionner… » - Cliquer encore sur « Fusionner ». Après ces opérations, il ne reste plus qu’à imprimer. c. Impôt sur les sociétés 1. Principe Le principe veut que la détermination du bénéfice imposable soit la même que pour celle des BIC (bénéfices industriels et commerciaux). Ces règles sont définies en partie par les articles 209 et suivant du CGI ainsi que par l'art 38. Les bénéfices s'entendent comme l'enrichissement de l'entreprise au cours d'un exercice comptable ainsi que comme le résultat net d'exploitation (= Produits – Charge). 2. Calculs des acomptes Le calcul de l’IS est simple. Ci-dessous se trouve un exemple de calcul que mon maître de stage m’a donné à faire : Bénéfice fiscal N-2 = 65 000 € Bénéfice fiscal N-1 = 33 000 € Impôt N-2 : On a : 65 000€ > 38 120 € Soit : 65 000€= 38 120 + 26 880 Donc : 38 120 x 15% = 5 718 € 26 880 x 1/3 = 8 960 € =14 678 € Impôt N-1 : On a : 33 000 € < 38 120 € Donc : 33 000 x 15% = 4 950€ Calcul du 1er acompte (15/03/2007) : Is = Impôt N-2 x ¼ = 14 678 x ¼ = 3 670 € Calcul du 2ème acompte (15/06/2007) : Is = Impôt N-1 x ¼ = 4 950 x ¼ = 1 238 € On aurait dû payer 1 238 € le 15/03/2007 L’état nous doit donc 3 670 – 1 238 = 2 432 € On ne paie rien ce trimestre et il nous doit toujours : 2 432 – 1 238 = 1 194 € Calcul du 3ème acompte (15/09/2007) : On paie seulement 1 238 – 1 194 = 44 € L’état ne nous doit plus rien Calcul du 4ème acompte (15/12/2007) On paie 1 238€ B. L’entreprise MORANDI – CITROEN DUPLEIX I. Présentation de l’entreprise 1. fiche signalétique de l’entreprise L’entreprise MORANDI est une entreprise familiale avec à sa tête le père, puis ses deux fils. Elle a un statut juridique de S.A.R.L. (société anonyme à responsabilité limité) ce qui signifie qu’elle est soumise à l’impôt les sociétés. Ce garage vend des prestations de services et des biens, lors de réparations ou sur demande du client. Elle est composée de quatre pôles : - Une partie garage mécanique dans laquelle on établit des travaux d’ordre technique d’une voiture. - Une partie garage carrosserie dans laquelle on s’occupe des éléments extérieurs de la voiture. - Une partie bureau pour la secrétaire comptable qui entrepose ses documents (factures, courriers, bon de livraison, grands livres, journaux …) - Une partie accueil qui permet d’être à la disposition du client et ainsi de les servir. Cette société comprend un chef d’atelier mécanique et un chef d’atelier carrosserie sous lesquels on trouve deux salariés chacun. Elle s’accompagne souvent d’apprentis présents une semaine sur deux. La secrétaire comptable, quant à elle, accueille tout au long de l’année différents stagiaires de niveaux différents (BAC PRO, BTS, …) 2. Organisation informatique L’entreprise possède 3 ordinateurs branchés en réseau. Ces derniers sont équipés de WINDOWS XP édition professionnelle dans lequel on trouve MICROSOFT OFFICE, I cash, Icare, Sage compta … Microsoft Office est un logiciel de traitement de données. On peut créer grâce à lui des notes, des lettres … sous Word ou encore des tableaux et feuilles de calculs sous Excel. Icare permet de créer des DT (demande de travaux) et des factures. Il est étroitement lié avec les logiciels ICash et Sage compta. En effet, Icash enregistre facilement les encaissements en les dispatchant chacun dans son propre compte (LCL ou HSBC). Puis, par la fonction « importer » que l’on trouve dans Sage Compta, tous les encaissements sont transmis pour par la suite élaborer des documents comptables (grands livres, journaux …). II . Travaux effectués 1. La D.T. : demande de travaux a. accueil client Il faut être présentable devant le client et être capable de le guider dans sa démarche. La tenue vestimentaire est donc un élément essentiel et on doit être capable d’être à son écoute et de le servir le plus rapidement possible. Le client vient soit demander un renseignement, déposer sa voiture ou régler la facture. Il faut d’abord enregistrer le client avant que ce dernier dépose sa voiture. On utilise pour cela le logiciel Icare. On prend en note ses caractéristiques d’identité (NOM, Prénom, adresse, date de naissance …) mais aussi celles de la voiture que l’on trouve sur sa carte grise. b. Elaboration de la DT Lorsqu’un client est enregistré pour une réparation, comme pour élaborer une facture, il faut lui imprimer une D.T. Il s’agit d’un document qui stipule les travaux à effectuer sur le véhicule, après avis du mécanicien. Cette dernière est alors signée par les deux parties ce qui établit un contrat. Cette dernière s’imprime sur papier spécial (détachable). On donne la version du dessus au client et range celle du dessous. Y figure toutes les données concernant la réparation, autrement dit, les civilités du client, adresse, caractéristiques de la voiture et les travaux à effectuer. c. Facturation Durant la réparation, le mécanicien écrit, sur la copie de la DT, au fur et à mesure toutes les opérations effectuées (par exemple, « réparation du pot d’échappement », « vidange » …) y compris tous les articles qu’il a dû installé sur la voiture (par exemple, « rétroviseur », « huile moteur » …). Ce papier nous permet par la suite de réaliser la facture du client. On réalise cette dernière sur le logiciel Icare. On commence par rechercher la DT du client sur le logiciel (on peut la retrouver en cherchant par son NOM ou plus simplement par l’immatriculation de la voiture). Puis en double cliquant sur la ligne correspondante, on transforme la DT en facture vierge. On remplit alors celle-ci avec les informations données par le garagiste. Il faut faire attention pour la main d’œuvre, au taux horaires qui peut varier d’une tâche à l’autre et pour les articles non préalablement enregistrés. Dans ce cas là, il faut rechercher la facture de la pièce sur laquelle figure le prix d’achat (prix auquel on a acheté la pièce) et de facturation (prix que l’on demande de payer pour la pièce placée hors main d’œuvre). A la fin de l’enregistrement, on trouve donc la somme que le client nous doit. On imprime alors le document sur papier « facture » (pour le client) puis sur papier « blanc » (pour l’entreprise). d. Encaissement Lorsque la voiture est prête, on contacte le client afin qu’il puisse venir la récupérer. A son arrivée, on lui demande son mode de paiement, soit par chèque, carte bleue, optalion (paiement différé pour le client avec commission à payer de la part de l’entreprise) ou espèces. Si le client décide de payer en espèce, on met l’argent dans la caisse puis on note sur la facture papier « blanc » l’indication « ESPECES ». A la fin de cette opération on dépose la facture réglée sur la pile correspondante. Dans le cas où le client choisit de payer via carte bleue, on prépare la machine à carte bleue (c'est-à-dire que l’on note le montant à payer sur l’appareil) puis on tend au client l’appareil à code. Une fois son code saisi, une feuille en sort qui correspond au ticket du client, puis un autre ticket qui est destiné à l’entreprise. A l’issue de cela, on note sur notre facture « CB » et agrafons notre ticket avec. Pour les clients ayant choisi de payer par chèque, il suffit de mettre à la caisse le chèque et d’inscrire sur notre facture « chèque ». Il faut au préalable vérifier que le montant est correct ainsi que l’ordre et que le client n’a pas oublié de signer. 2. Processus et enregistrement a. Enregistrement des encaissements de la veille Au matin, le comptable emporte toutes les factures effectuées la veille, les tickets de CB avec le récapitulatif CB, les cheques. Il doit tout enregistrer sur Icash. Il faut chercher sur le logiciel la facture, puis vérifier les montants, choisir le mode de paiement (CB, chèque, virement, espèce) et dans quel compte l’argent aboutira. Pour finir, il faut confirmer le paiement puis enregistrer. Une fois tous les rémunérations enregistrées, on clique sur « remise en banque » puis on vérifie que la somme des CB, chèques et espèces affichées sur le logiciel est bien conforme avec celle que l’on a en main. Par la suite on ouvre le logiciel Sage compta et on effectue l’importation des nouvelles données en faisant FICHIER > IMPORTER > LIGNE de 30 à 100 > puis on choisi le fichier à importer (celui de Icash et Icare). b. tri Lorsque le facteur ou des fournisseurs arrivent, on réceptionne alors des pièces, des bons de livraisons, des factures ou même de la publicité. On tri alors ces derniers par publicités, bons de livraisons par ordre alphabétique, et factures. c. enregistrement de facture Les factures mises de côtés sont enregistrées dans le logiciel Sage Compta. A son ouverture on va dans TRAITEMENT > journaux de saisie. On se retrouve alors en présence de tous les journaux de l’année correspondant à l’activité de l’entreprise et par mois (journaux d’achat, de ventes, de banques, divers …). Les factures correspondantes à des achats, on va donc dans le journal « achats ». On se retrouve dans un tableau qu’il suffit de compléter par la date, le numéro de pièce, le compte, le libellé et le montant. C’est un achat donc un compte de classe 6 (par exemple : 606210 achat de fourniture) qu’il faut imputer du compte de TVA de classe 4 (445606) tout cela au débit puis il faut créditer cette somme par le compte de tiers correspondants. Les factures sont par la suite rangées dans une caisse avec intercalaires, classées par noms fournisseurs (par exemple : EDF, France TELECOM …) 3. Autres traitements comptables a. Rapprochement bancaire Il m’a été demandé d’effectuer un rapprochement bancaire entre les comptes de l’entreprise et ceux de la banque. Il a suffit par Microsoft EXCEL d’élaborer un tableau avec les formules appropriées. Pour les sommes ne figurant pas dans nos comptes mais dans ceux de la banque, il a fallut les enregistrer via Sage compta. Si le contraire arrivait, il fallait enregistrer sur le tableau d’EXCEL la somme au débit ou au crédit suivant la nature de la somme pour que le solde de la banque et le notre correspondent. b. opérations diverses du traitement comptable Une fois, le mois terminé, il faut imprimer, depuis Sage compta, les états (grands livres journaux) de tous les journaux de l’entreprise en vérifiant les soldes. Ces derniers sont par la suite, archivés dans des cartons nommés par exemple « NOV 2008 – grands livres ». De plus, on m’a également demandé de faire quelques courriers pour annuler une souscription à Internet et une ligne de téléphone non utilisée par l’entreprise. Alors qu’en cabinet comptable le travail comporte des tâches lourdes et fastidieuses tel que le tri et la saisie de masse, il m’est apparu enviable. Le métier d’un comptable est minutieux. Outre sa responsabilité en ce qui concerne la tenue des comptes en comptabilité générale et parfois analytique, il est responsable du rassemblement des données comptables. Il doit les coordonner et les vérifier. Il doit également établir régulièrement les documents comptables tel que le bilan, le grand livre… De plus, il doit être continuellement à l’affût des nouveautés car les lois changent continuellement. Le stage en entreprise m’a beaucoup appris. J’ai beaucoup apprécié le contact avec le client et le déroulement des opérations de la société. La comptabilité dans cette entreprise est très variée, on s’occupe un peu de tout, du client à la réception de pièces fournisseurs, de l’élaboration de la « demande de travaux » à l’encaissement de la facture. Le métier de comptable semble plus vivant et ouvert au monde extérieur dans ce garage. Le comptable doit donc également maîtriser la communication, aussi bien de vive voix qu’au téléphone. C’est la partie sociale de ce métier et ceci dans les deux contextes de travail que j’ai vu. Le contact avec le client est primordial. Mon seul regret est de ne pas avoir fait de comptabilité de gestion. Les expert comptables reçoivent les clients et exposent les faits, tout en conseillant, et proposent toutes les possibilités qu’il y a afin d’augmenter leurs bénéfices. En conclusion, le métier de comptable n’est pas une chose innée. Il faut travailler dur. L’apprentissage dont j’ai bénéficié a eu un grand impact sur moi. J’ai pu constater que toutes les matières étudiées en BTS CGO sont importantes et utiles. Tout se croise et se recroise et forme une suite logique. C’est également un métier humain. Il y a une multitude de contacts entre le comptable et le client, tout comme le fournisseur et son client, ou encore la banque et le client. Grâce à ce stage, je peux donc penser que le métier de comptable est complet et plein d’avenir. .